FUNCION SI

Es de extrema utilidad.  Sirve cuando necesitamos que el resultado de una celda depende de alguna condición.

La estructura de la fución es:

=SI(Prueba_logica;Valor_si_verdadero;Valor_si_falso)

ejemplo:

Supongamos tenemos un cuadro como el de la derecha, con el detalle de Ejecutivos de venta, las ventas realizadas así como el objetivo y queremos ver si cumplió o no con él.

 

En esta instancia es donde realizamos la “función_lógica“.

Una función lógica es una comparación cuyo resultado es Verdadero o Falso.

En este caso necesitamos comparar si las ventas superan (o igualan) al objetivo.  O, alternativamente, si las resta de las ventas – el objetivo es mayor que cero.  Cuestión de gustos.

Se dieron cuenta como en la redacción escrita del problema a resolver utilizamos la palabra “si”?

Por lo tanto, la función lógica será simplemente:

Función lógica:

Ventas >= Objetivo

Función SI anidada

Se dice que una función está anidada cuando se utiliza una función dentro de si misma.

Haciendo un poco más complicado el ejemplo anterior, queremos saber si superó el objetivo y si la diferencia fue mayor de $5.000.

Esto es, tenemos que hacer DOS comparaciones: Si supera el objetivo y si lo supera por más o menos de $5.000

Empezamos con la función:

=SI(Ventas<Objetivo) Entonces (caso VERDADERO)   => “No Cumplió”

De lo contrario (caso FALSO)

=SI(Ventas-Objetivo<5000) Entonces (caso Verdadero)  => “Pasó menos de $5.000″

De lo contrario (caso FALSO) => “Pasó más de 5.000″.

La fórmula completa quedaría para el ejemplo anterior:

=SI(B2<C2;”No Cumplió”;SI(B2-C2<5000;”Pasó menos de $5.000″;”Pasó más de $5.000″))

video de sobre la funcion si 

"REFLEXIÓN"

"

REFERENCIAS RELATIVAS Y ABSOLUTAS

Cuando en Excel introduce una fórmula que hace referencia a otra u otras celdas hay varias formas de hacerlo según el uso que vaya a hacer posteriormente de ella .
Una referencia relativa indica la posición relativa de una celda con respecto a la que contiene la fórmula y cuando se copia en otra posición modifica y actualizar las posiciones. Son referencias posiciónales. ej.: C4.


Una referencia absoluta es una introducción explícita y única de otra celda en un cálculo, no de su posición relativa. ej:$C$4


En la hoja de cálculo se trabaja normalmente con referencias relativas. Es el tipo de referencia que emplea Excel por defecto. Para trabajar con referencias absolutas se debe especificar escribiendo el signo $ delante de la letra de la columna y del número de fila. Por ejemplo $A$3 se refiere exclusivamente a la celda A3 y, al aplicar llenados -hacia abajo o hacia la derecha- u operaciones de chttp://www.wikilearning.com/WikkaES/3rdparty/plugins/wikiedit/images/outdent.gifopiar y pegar las referencias que tengan el signo $ delante no serán actualizadas.


Para calcular los % de Población respecto al total, debe hacerse referencia absoluta a la celda B8 y fijarla de forma que al copiarla y llenar hacia abajo no se desplace la referencia y se llegue siempre a ese valor.


También puede incluir referencias mixtas. Son referencias mixtas $C4 o C$4. En el primer caso la columna es absoluta y la fila relativa, y en el segundo caso la columna es relativa y la fila absoluta.


barra de formula: muestra contenido de la celda en la que se encuentra el apuntado.


barra de estado: escribe los mensajes de control con las que se esta trabajando.8 - Referencias absolutas y referencias relativas
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10 de Septiembre de 2005
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Cuando en Excel introduce una fórmula que hace referencia a otra u otras celdas hay varias formas de hacerlo según el uso que vaya a hacer posteriormente de ella .
Una referencia relativa indica la posición relativa de una celda con respecto a la que contiene la fórmula y cuando se copia en otra posición modifica y actualizar las posiciones. Son referencias posiciónales. ej.: C4.


Una referencia absoluta es una introducción explícita y única de otra celda en un cálculo, no de su posición relativa. ej:$C$4


En la hoja de cálculo se trabaja normalmente con referencias relativas. Es el tipo de referencia que emplea Excel por defecto. Para trabajar con referencias absolutas se debe especificar escribiendo el signo $ delante de la letra de la columna y del número de fila. Por ejemplo $A$3 se refiere exclusivamente a la celda A3 y, al aplicar llenados -hacia abajo o hacia la derecha- u operaciones de chttp://www.wikilearning.com/WikkaES/3rdparty/plugins/wikiedit/images/outdent.gifopiar y pegar las referencias que tengan el signo $ delante no serán actualizadas.


Para calcular los % de Población respecto al total, debe hacerse referencia absoluta a la celda B8 y fijarla de forma que al copiarla y llenar hacia abajo no se desplace la referencia y se llegue siempre a ese valor.


También puede incluir referencias mixtas. Son referencias mixtas $C4 o C$4. En el primer caso la columna es absoluta y la fila relativa, y en el segundo caso la columna es relativa y la fila absoluta.


barra de formula: muestra contenido de la celda en la que se encuentra el apuntado.

Referencias relativas

Una referencia relativa en una fórmula, como A1, se basa en la posición relativa de la celda que contiene la fórmula y de la celda a la que hace referencia. Si cambia la posición de la celda que contiene la fórmula, se cambia la referencia. Si se copia la fórmula en filas o columnas, la referencia se ajusta automáticamente. De forma predeterminada, las nuevas fórmulas utilizan referencias relativas. Por ejemplo, si copia una referencia relativa de la celda B2 a la celda B3, se ajusta automáticamente de =A1 a =A2.

Fórmula copiada con referencia relativa


Referencias absolutas

Una referencia de celda absoluta en una fórmula, como $A$1, siempre hace referencia a una celda en una ubicación específica. Si cambia la posición de la celda que contiene la fórmula, la referencia absoluta permanece invariable. Si se copia la fórmula en filas o columnas, la referencia absoluta no se ajusta. De forma predeterminada, las nuevas fórmulas utilizan referencias relativas y es necesario cambiarlas a referencias absolutas. Por ejemplo, si copia una referencia absoluta de la celda B2 a la celda B3, permanece invariable en ambas celdas =$A$1.

Fórmula copiada con referencia absoluta


Referencias mixtas

Una referencia mixta tiene una columna absoluta y una fila relativa, o una fila absoluta y una columna relativa. Una referencia de columna absoluta adopta la forma $A1, $B1, etc. Una referencia de fila absoluta adopta la forma A$1, B$1, etc. Si cambia la posición de la celda que contiene la fórmula, se cambia la referencia relativa y la referencia absoluta permanece invariable. Si se copia la fórmula en filas o columnas, la referencia relativa se ajusta automáticamente y la referencia absoluta no se ajusta. Por ejemplo, si se copia una referencia mixta de la celda A2 a B3, se ajusta de =A$1 a =B$1.

Fórmula copiada con referencia mixta

VIDEO DE LAS REFERENCIAS RELATIVAS Y ABSOLUTAS

A continuación se mostrarán un par de ejercicios o ejemplos:

 
Ejemplo 1:

En una hoja de cálculos se realizaron 5 cuadros, en el cuadro número 1 se ingresaron números del 1 al 9 ordenados.
En el centro del cuadro 2, se ingresó una referencia relativa al centro del cuadro 1: =C5.
En el centro del cuadro 3, se ingresó una referencia absoluta al centro del cuadro 1: =$C$5.
En el centro del cuadro 4, se ingresó una referencia mixta al centro del cuadro 1 fijando la fila: =C$5.
En el centro del cuadro 5, se ingresó una referencia mixta al centro del cuadro 1 fijando la columna: =$C5.
En los cuadros 2 al 5 se copia la celda del centro a las 8 celdas vecinas de los bordes.
Los resultados muestran que:

• Al utilizar referencias relativas en el cuadro 2 se logró reproducir exactamente la muestra.
• Al utilizar referencias absolutas en el cuadro 3 se llenó con el valor del centro de la muestra.
• Al utilizar referencias mixtas fijando la fila en el cuadro 4 solo varía las celdas de las columnas.
• Al utilizar referencias mixtas fijando la columna en el cuadro 5 se ve lo contrario al cuadro 4.
  

Ejemplo 2:

En la siguiente figura las formulas introducidas en las celdas con colores se visualizan a la izquierda de cada una.
Aquí se ingresó información desde la celda C2 hasta G6 alterando con celdas sin datos.
En las celdas E14 a E17 se definieron referencias a la celda E4 que contiene la palabra Centro con los tres tipos de referencia relativas, absolutas, y mixtas (una para fila y otra para columna).
Por ultimo se copió el rango E14 hacia las celdas C12, G12, C16 y G16 (defasaje de 2 celdas en diagonal para todas las direcciones).
Luego de realizar el copiado se puede ver los diferentes resultados según las referencias introducidas.

 

Errores frecuentes con referencias:
Uno de los errores mas frecuentes cuando se trabaja con diversas funciones se debe a no utilizar referencias absolutas.
Por ejemplo cuando se utiliza la famosa función BUSCARV o VLOOKUP, si a la matriz a buscar se la define con referencias relativas en lugar de absolutas, y cuando la función final se copia a las filas de abajo, la matriz también se desplazará hacia abajo provocando que apunte a un área donde no se encuentre el dato a buscar.
Uso erróneo de la función:
=BUSCARV(A1;F1:H100;2;FALSO)
NOTA: No siempre está mal utilizar referencias relativas en esta función, hay veces -generalmente muy pocas- en que se necesita este desplazamiento.
Uso correcto de la función:
=BUSCARV($A1;$F$1:$H$100;2;FALSO)
Normalmente se fija la columna done se encuentra el dato a buscar ($A1), que es utilizado cuando se quiera copiar la formula a la derecha para buscar una segunda columna de datos.
La matriz a buscar generalmente ($F$1:$H$100) es fija.

"REFLEXIÓN"

"LA REFERENCIAS RELATIVAS Y ABSOLUTAS.."

GRAFICOS

Microsoft Excel admite muchos tipos de gráficos que le ayudarán a mostrar los datos a la audiencia de forma más significativa. Cuando utilice el Asistente para gráficos para crear un gráfico, o el comando Tipo de gráfico para modificar un gráfico existente, puede seleccionar con facilidad el tipo de gráfico que desee de una lista de tipos de gráficos estándar o personalizados.

Cada tipo de gráfico estándar tiene varios subtipos. Para obtener una vista previa de un gráfico, seleccione cualquier subtipo de gráfico y, a continuación, haga clic en Presionar para ver muestra. Para obtener más información acerca de los tipos de gráficos estándar y su uso, haga clic en cualquiera de los siguientes tipos o en todos.

Gráficos de columnas

Un gráfico de columnas muestra los cambios que han sufrido los datos en el transcurso de un período de tiempo determinado o ilustra las comparaciones entre elementos. Existen los siguientes subtipos de gráficos de columnas:

• Columna agrupada     Este tipo de gráfico compara valores de distintas categorías. También está disponible con un efecto visual 3-D. Como muestra el siguiente gráfico, las categorías se organizan horizontalmente y los valores verticalmente, con el objeto de resaltar la variación producida en el transcurso del tiempo.
  

• Columna apilada     Este tipo de gráfico muestra la relación de elementos individuales con el todo, comparando la contribución de cada valor al total de distintas categorías. También se encuentra disponible con un efecto visual 3D.
  
• Columna 100% apilada     Este tipo de gráfico compara el porcentaje que cada valor aporta al total de distintas categorías. También se encuentra disponible con un efecto visual 3D.
  
• Columnas 3D     Este tipo de gráfico compara puntos de datos (puntos de datos: valores individuales trazados en un gráfico y representados con barras, columnas, líneas, sectores, puntos y otras formas denominadas marcadores de datos. Los marcadores de datos del mismo color constituyen una serie de datos.) a lo largo de dos ejes. Por ejemplo, en el siguiente gráfico 3-D podrá comparar la evolución de las ventas en Europa durante cuatro trimestres con el rendimiento de otros dos departamentos.
  
  

Gráficos de barras

Los gráficos de barras ilustran comparaciones entre elementos individuales y cuentan con los siguientes subtipos:

• Barra agrupada     Este tipo de gráfico compara valores de distintas categorías. También está disponible con un efecto visual 3D. en el siguiente gráfico, las categorías se organizan verticalmente y los valores horizontalmente, con el objeto de destacar la comparación de valores.
  

• Barra apilada      Este tipo de gráfico muestra la relación de los elementos individuales con el todo. También se encuentra disponible con un efecto visual 3D.
  
  

• Barra 100% apilada     Este tipo de gráfico compara el porcentaje que cada valor aporta al total de distintas categorías. También se encuentra disponible con un efecto visual 3D.

Gráficos de líneas

Los gráficos de líneas muestran las tendencias en los datos a intervalos idénticos y cuentan con los siguientes subtipos:

• Línea     Este tipo de gráfico muestra tendencias a lo largo del tiempo o entre categorías. También está disponible con marcadores en cada valor de datos.
  
  

• Línea apilada     Este tipo de gráfico presenta la tendencia del aporte de cada valor a lo largo del tiempo o entre categorías. También está disponible con marcadores en cada valor de datos.
  
  
• Línea 100% apilada     Este tipo de gráfico presenta la tendencia del aporte porcentual de cada valor en el tiempo o entre categorías. También está disponible con marcadores en cada valor de datos.
  
  
• Líneas 3D     Es un gráfico de líneas con efecto visual 3D.
  
  
  
  

Gráficos circulares

Los gráficos circulares muestran el tamaño proporcional de los elementos que conforman una serie de datos, (serie de datos: puntos de datos relacionados que se trazan en un gráfico. Cada serie de datos de un gráfico tiene una trama o color exclusivo y se representa en la leyenda del gráfico. Puede trazar una o más series de datos en un gráfico. Los gráficos circulares sólo tienen una serie de datos.)en función de la suma de los elementos. Siempre mostrará una única serie de datos y es útil cuando se desea destacar un elemento significativo. Los gráficos circulares constan de los siguientes subtipos:

• Circular     Este tipo de gráfico muestra la contribución de cada valor al total. También está disponible con efecto visual 3D, como muestra el siguiente gráfico.
  

• Gráfico circular seccionado     Este tipo de gráfico muestra la contribución de cada valor al total enfatizando los valores individuales. También se encuentra disponible con un efecto visual 3D.
  
• Circular con subgráfico circular     Este gráfico circular consta de valores definidos por el usuario combinados en un subgráfico circular. Por ejemplo, para hacer más visibles los sectores pequeños, podrá agruparlos como un solo elemento del gráfico circular y, a continuación, descomponer dicho elemento en otro gráfico circular o de barras más pequeño situado junto al gráfico principal.
  
  

• Circular con subgráfico de barras     Gráfico circular con valores definidos por el usuario combinados en un subgráfico de barras.
  
  
  

Gráficos XY (Dispersión)

Los gráficos XY (Dispersión) muestran la relación entre los valores numéricos de varias serie de datos (serie de datos: puntos de datos relacionados que se trazan en un gráfico. Cada serie de datos de un gráfico tiene una trama o color exclusivo y se representa en la leyenda del gráfico. Puede trazar una o más series de datos en un gráfico. Los gráficos circulares sólo tienen una serie de datos.) o trazan dos grupos de números como una única serie de coordenadas XY. Este tipo de gráfico se suele usar para datos científicos y consta de los siguientes subtipos:

• Dispersión     Este gráfico compara pares de valores, por ejemplo, el siguiente gráfico de dispersión muestra intervalos desiguales (o clústeres) de dos conjuntos de datos.
  
  

Al organizar los datos de un gráfico de dispersión, coloque los valores X en una fila o columna y, a continuación, los valores Y correspondientes en las filas o columnas adyacentes.

• Dispersión con puntos de datos conectados por líneas     Este tipo de gráfico se puede mostrar con o sin líneas de conexión rectas o suavizadas entre puntos de datos. Estas líneas pueden aparecer con o sin marcadores.
  
  
  

Gráficos de áreas

Los gráficos de área destacan la magnitud de los cambios con el transcurso del tiempo. Existen los siguientes subtipos de gráficos de áreas:

• Área     Este tipo de gráfico muestra las tendencias de los valores a lo largo del tiempo o entre categorías. También se encuentra disponible con un efecto visual 3D. Al mostrar la suma de los valores trazados, los gráficos de áreas también muestran la relación de las partes con el todo. Por ejemplo, el siguiente gráfico de áreas enfatiza el incremento de ventas en Washington e ilustra la aportación de cada estado a las ventas totales.
  

• Área apilada     Este tipo de gráfico presenta la tendencia del aporte de cada valor a lo largo del tiempo o entre categorías. También se encuentra disponible con un efecto visual 3D.
  
  
• Área 100% apilada     Este tipo de gráfico presenta la tendencia del aporte porcentual de cada valor a lo largo del tiempo o entre categorías. También se encuentra disponible con un efecto visual 3D.
  
  
  
  

Gráficos de anillos

Al igual que un gráfico circular, un gráfico de anillos muestra la relación de las partes con un todo, aunque puede contener más de una única serie de datos (serie de datos: puntos de datos relacionados que se trazan en un gráfico. Cada serie de datos de un gráfico tiene una trama o color exclusivo y se representa en la leyenda del gráfico. Puede trazar una o más series de datos en un gráfico. Los gráficos circulares sólo tienen una serie de datos.). Existen los siguientes subtipos de gráficos de anillos:

• Anillo     Este tipo de gráfico presenta los datos en anillos y cada anillo representa una serie de datos. Por ejemplo, en el siguiente gráfico, el anillo interior representa la recaudación tributaria por combustible y el anillo exterior representa la recaudación tributaria por propiedades.
  

• Anillos seccionados     Este gráfico es similar a un gráfico circular seccionado, pero puede contener más de una serie de datos.
  
  
  
  

Gráficos radiales

Los gráficos radiales comparan los valores agregados de varias series de datos (serie de datos: puntos de datos relacionados que se trazan en un gráfico. Cada serie de datos de un gráfico tiene una trama o color exclusivo y se representa en la leyenda del gráfico. Puede trazar una o más series de datos en un gráfico. Los gráficos circulares sólo tienen una serie de datos.). Existen los siguientes subtipos de gráficos radiales:

• Radial     Los gráficos radiales muestran cambios de valores con relación a un punto central. Pueden presentarse con marcadores en cada punto de datos. Por ejemplo, en el siguiente gráfico radial, la serie de datos que abarca la mayor parte del área (Marca A), representa la marca con mayor contenido vitamínico.
  
  

• Radial relleno     En este tipo de gráficos, el área cubierta por una serie de datos aparece rellena de un color.
  
  

Gráficos de superficie

Los gráficos de superficie son útiles cuando se desea buscar las combinaciones óptimas entre dos conjuntos de datos. Como en un mapa topográfico, los colores y los diseños indican las áreas que se encuentran dentro del mismo rango de valores. Existen los siguientes subtipos de gráficos de superficie:

• Superficie 3D     Este tipo de gráfico muestra tendencias de los valores en dos dimensiones a lo largo de una curva continua. Por ejemplo, el siguiente gráfico de superficie muestra las diversas combinaciones de temperaturas y tiempos que dan como resultado la misma medida de resistencia a la tensión. Los colores de este gráfico representan rangos de valores específicos.
  
  

Cuando aparecen sin colorear, los gráficos de superficie 3D se denominan tramas de superficie 3D.

• Contorno     Es un gráfico de superficie visto desde arriba, en el que los colores representan rangos de valores. Cuando aparece sin colorear, se denomina trama de contorno.
  
  
  
  
  

Gráficos de burbujas

Un gráfico de burbujas es un tipo de gráfico XY (Dispersión), que compara series de tres valores y puede presentarse con efecto visual 3D. El tamaño de la burbuja o marcador de datos (marcador de datos: barra, área, punto, sector u otro símbolo de un gráfico que representa un único punto de datos o valor que procede de una celda de una hoja de cálculo. Los marcadores de datos relacionados en un gráfico constituyen una serie de datos.) indica el valor de una tercera variable. Para organizar los datos, sitúe los valores X en una fila o columna y, a continuación, escriba los valores Y y los tamaños de burbuja en las fijas o columnas adyacentes. Por ejemplo, los datos se organizarían como se muestra en la siguiente imagen.








Este gráfico de burbujas muestra que la Organización A tiene un mayor número de productos y una mayor cuota de mercado, pero no el nivel de ventas más elevado.







 

Gráficos de cotizaciones

Este tipo de gráficos suele utilizarse para ilustrar datos de cotización de acciones, aunque también se pueden utilizar para presentar datos científicos, (por ejemplo, para indicar cambios de temperatura). Para crear gráficos de cotizaciones debe organizar los datos en el orden correcto.

• Máximos, mínimos, cierre     El gráfico de máximos, mínimos y cierre suele utilizarse para ilustrar la cotización de acciones. Se necesitan tres series de valores en el siguiente orden: máximos, mínimos y, por último, cierre.
  
  
  

• Apertura, máximos, mínimos, cierre     Este tipo de gráfico requiere cuatro series de valores en el orden correcto (apertura, máximos, mínimos y cierre).
  
  
• Volumen, máximos, mínimos, cierre     Estos gráficos requieren cuatro series de valores en el orden correcto (volumen, máximos, mínimos y cierre). El siguiente gráfico de cotizaciones mide el volumen mediante dos ejes de valores: uno para las columnas que miden el volumen, y otro para la cotización de las acciones.
  
  

• Volumen, apertura, máximos, mínimos, cierre     Este tipo de gráfico requiere cinco series de valores en el orden correcto (volumen, apertura, máximos, mínimos y cierre).
  
  
  
  

Gráficos con marcadores en forma de cilindro, cono o pirámide

Este tipo de gráficos utiliza marcadores en forma de cilindro, cono o pirámide para dar a los gráficos de columnas, barras y columnas 3D un efecto espectacular. A igual que los gráficos de barras y columnas, los gráficos de cilindro, cono o pirámide cuentan con los siguientes subtipos:

• Columna, columna apilada y columna 100% apilada     En esta clase de gráficos, las columnas se representan con formas cilíndricas, cónicas o piramidales.
  
  
  

• Barra, barra apilada y barra 100% apilada     En estos gráficos las barras se representan con formas cilíndricas, cónicas o piramidales.
  
  

Columnas 3D     En estos gráficos, las columnas 3D se representan con formas cilíndricas, cónicas o piramidales.

A continuacion se muestra un video para una mejor comprencion del tema.

"REFLEXIÓN"

"..."

LISTAS, ORDENAMIENTOS Y FILTROS

Listas

 

Una lista de Microsoft Excel proporciona características diseñadas para facilitar la administración y el análisis de grupos de datos relacionados en una hoja de cálculo de Excel. Si designa un rango como una lista, podrá administrar y analizar los datos de la lista sin tener en cuenta los datos externos a la lista. Por ejemplo, puede filtrar columnas, agregar una fila para totales, e incluso crear un informe de tabla dinámica utilizando únicamente los datos de la lista.

Puede tener varias listas en una hoja de cálculo, lo que le ofrece una gran flexibilidad para separar los datos en función de sus necesidades, en distintos conjuntos manejables.

Nota  No puede crear una lista en un libro compartido. Si desea crear una lista, primero debe dejar de compartir el libro.

Las listas de Excel facilitan el uso compartido de datos entre varios usuarios mediante integración con Microsoft Windows SharePoint Services. Sólo necesita tener la dirección Web y los derechos de creación en el sitio de SharePoint para compartir la lista con el fin de que otras personas puedan verla, editarla y actualizarla. Si elige vincular la lista de Excel a una lista de un sitio de SharePoint, puede sincronizar los cambios con el sitio de SharePoint de forma que los otros usuarios puedan ver los datos actualizados.

Al crear una lista en Excel, las características de la lista y los elementos visuales diseñados para mejorar estas características permiten identificar y modificar fácilmente el contenido de la lista.

1. Cada columna de la lista tiene el Autofiltro habilitado de forma predeterminada en la fila de encabezado. El Autofiltro permite filtrar u ordenar rápidamente los datos.
   
2. El borde de color azul oscuro que rodea a la lista permite distinguir claramente el rango de celdas que la forman.
   
3. La fila que contiene un asterisco se denomina fila de inserción. Al escribir información en esta fila, se agregarán los datos automáticamente a la lista y se expandirá el borde de la misma.
   
4. Puede agregar una fila Total a la lista. Cuando haga clic en una celda de la fila Total, estará disponible una lista desplegable de funciones agregadas.
   
5. Puede modificar el tamaño de la lista arrastrando el controlador de tamaño de la esquina inferior del borde de la lista.
   
   

Las ventajas de las listas

• Ordenar y filtrar listas   Puede ordenar listas en orden ascendente o descendente, o crear órdenes personalizados. También puede filtrar listas para mostrar únicamente los datos que satisfacen los criterios que especifique.
  
  
• Garantizar la integridad de los datos    En las listas que no están vinculadas a listas de SharePoint puede utilizar las características de validación de datos integradas en Excel. Por ejemplo, puede elegir admitir únicamente números o fechas en una columna de una lista. A las listas vinculadas a listas de SharePoint se les aplican automáticamente las características de validación de listas de Windows SharePoint Services. Por ejemplo, al publicar y vincular la lista a un servidor que ejecuta Windows SharePoint Services o al editar una lista de SharePoint existente en Excel, las reglas de tipos de datos se aplicarán a cada columna de la lista para garantizar que sólo se admite un único tipo de datos en cada columna.
  
  
• Aplicar formato a objetos de lista    Puede aplicar formato a las celdas de una lista, de la misma manera que aplica formato a las celdas de una hoja de cálculo.
  
  
• Compatibilidad con listas en Windows SharePoint Services    Al publicar una lista en un sitio de SharePoint está creando una lista personalizada de SharePoint. Si elige vincular la lista al publicarla (o si exporta una lista de SharePoint existente), puede editarla sin conexión y sincronizar posteriormente los cambios en la lista de SharePoint.

Filtros

 

 

Aplicar filtros es una forma rápida y fácil de buscar un subconjunto de datos de un rango y trabajar con el mismo. Un rango filtrado muestra sólo las filas que cumplen el criterio (criterios: condiciones que se especifican para limitar los registros que se incluyen en el conjunto de resultados de una consulta o un filtro.) que se especifique para una columna. Microsoft Excel proporciona dos comandos para aplicar filtros a los rangos:

• Autofiltro, que incluye filtrar por selección, para criterios simples
  
• Filtro avanzado, para criterios más complejos
  
  

A diferencia de la ordenación, el filtrado no reorganiza los rangos. El filtrado oculta temporalmente las filas que no se desea mostrar.

Cuando Excel filtra filas, le permite modificar, aplicar formato, representar en gráficos e imprimir el subconjunto del rango sin necesidad de reorganizarlo ni ordenarlo.

Auto filtro

Cuando utilice el comando Autofiltro, aparecerán las flechas de Autofiltro a la derecha de los rótulos de columna del rango filtrado.

1. Rango sin filtrar
   
2. Rango filtrado
   
   

Microsoft Excel indica los elementos filtrados en azul.

Puede utilizar Autofiltro personalizado para mostrar filas que contengan un valor u otro. También puede utilizar Autofiltro personalizado para mostrar las filas que cumplan más de una condición en una columna; por ejemplo, las filas que contengan valores comprendidos en un rango específico (como un valor de Davolio).

Filtro avanzado

El comando Filtro avanzado permite filtrar un rango en contexto, como el comando Autofiltro, pero no muestra listas desplegables para las columnas. En lugar de ello, tiene que escribir los criterios (criterios: condiciones que se especifican para limitar los registros que se incluyen en el conjunto de resultados de una consulta o un filtro.) según los cuales desea filtrar los datos en un rango de criterios independiente situado sobre el rango. Un rango de criterios permite filtrar criterios más complejos.

Ejemplos de criterios complejos

Varias condiciones en una sola columna

Si incluye dos o más condiciones en una sola columna, escriba los criterios en filas independientes, una directamente bajo otra. Por ejemplo, el siguiente rango de criterios presenta las filas que contienen "Davolio," "Buchanan" o "Suyama" en la columna Vendedor.

Vendedor

Davolio

Buchanan

Suyama

Una condición en dos o más columnas

Para buscar datos que cumplan una condición en dos o más columnas, introduzca todos los criterios en la misma fila del rango de criterios. Por ejemplo, el siguiente rango de criterios muestra todas las filas que contienen "Producto" en la columna Tipo, "Davolio" en la columna Vendedor y valores de ventas superiores a 1.000 $.

Escriba	Vendedor	Ventas
Generar	Davolio	>1000

Una condición en una columna u otra

Para buscar datos que cumplan una condición de una columna o una condición de otra, introduzca los criterios en filas diferentes del rango. Por ejemplo, el siguiente rango de criterios muestra todas las filas que contienen "Producto" en la columna Tipo, "Davolio" en la columna Vendedor o valores de ventas superiores a 1.000 $.

Escriba	Vendedor	Ventas
Generar
	Davolio
		>1000

Uno de dos conjuntos de condiciones para dos columnas

Para buscar filas que cumplan uno de dos conjuntos de condiciones, donde cada conjunto incluye condiciones para más de una columna, introduzca los criterios en filas independientes. Por ejemplo, el siguiente rango de criterios muestra las filas que contienen "Davolio" en la columna Vendedor y valores de ventas superiores a 3.000 $ y también muestra las filas del vendedor Buchanan con valores de ventas superiores a 1.500 $.

Vendedor	Ventas
Davolio	>3000
Buchanan	>1500

Más de dos conjuntos de condiciones para una columna

Para buscar filas que cumplan más de dos conjuntos de condiciones, incluya columnas múltiples con el mismo título. Por ejemplo, el siguiente rango de criterios muestra las ventas comprendidas entre 5.000 y 8.000 $ junto con aquellas inferiores a 500 $.

Ventas	Ventas
>5000	<8000
<500

Condiciones creadas como resultado de una fórmula

Puede utilizar como criterio un valor calculado que sea el resultado de una fórmula (fórmula: secuencia de valores, referencias de celda, nombres, funciones u operadores de una celda que producen juntos un valor nuevo. Una formula comienza siempre con el signo igual (=).). Si emplea una fórmula para crear un criterio, no utilice un rótulo de columna como rótulo de criterios; conserve este rótulo vacío o utilice uno distinto a un rótulo de columna del rango. Por ejemplo, el siguiente rango de criterios muestra filas que tienen un valor en la columna C mayor que el promedio de las celdas C7:C10.

=C7>PROMEDIO($C$7:$C$10)

Notas

• La fórmula que utilice con el fin de generar una condición debe utilizar una referencia relativa (referencia relativa: en una fórmula, dirección de una celda basada en la posición relativa de la celda que contiene la fórmula y la celda a la que se hace referencia. Si se copia la fórmula, la referencia se ajusta automáticamente. Una referencia relativa toma la forma A1.) para hacer referencia al rótulo de columna (por ejemplo, Ventas) o al campo correspondiente del primer registro. Todas las demás referencias de la fórmula deben ser referencias absolutas (referencia de celda absoluta: en una fórmula, dirección exacta de una celda, independientemente de la posición de la celda que contiene la fórmula. Una referencia de celda absoluta tiene la forma $A$1.) y el resultado de la fórmula debe ser VERDADERO o FALSO. En el ejemplo, "C7" hace referencia al campo (columna C) del primer registro (fila 7) del rango.
  
  
• En la fórmula puede utilizar un rótulo de columna en lugar de una referencia relativa a celda o un nombre de rango. Si Microsoft Excel presenta el error #¿NOMBRE? en la celda que contiene el criterio, no necesita tenerlo en cuenta, ya que no afecta a la forma en que se filtra el rango.
  
  
• Cuando evalúa datos, Microsoft Excel no distingue entre caracteres en mayúscula y minúscula.
  
  

Filtrar un rango

Sólo puede aplicar filtros a un rango de una hoja de cálculo cada vez.

1. 
   
2. Haga clic en la celda del rango que desea filtrar. Filtrar por el número menor o mayor
   
   
   1. 
      
   2. Haga clic en la flecha de la columna que contiene los números y haga clic en (Diez mejores).
      
   3. En el cuadro de la izquierda, haga clic en superiores o inferiores.
      
   4. En el cuadro del medio, escriba un número. Filtrar un rango para buscar filas que contengan texto específico
      
      
   5. En el cuadro de la derecha, haga clic en elementos.
      
   6. Haga clic en la flecha de la columna que contiene los números y haga clic en (Personalizar).
      
   7. En el cuadro de la izquierda, haga clic en igual o en no igual, contiene o no contiene
      
   8. Introduzca el texto que desee en el cuadro de la derecha.
      ¿Cómo?
      
      Los siguientes caracteres comodín pueden usarse como criterios (criterios: condiciones que se especifican para limitar los registros que se incluyen en el conjunto de resultados de una consulta o un filtro.) de comparación para filtros, así como para buscar y reemplazar contenido.
      
      
      

      Utilice	Para buscar
      ? (signo de interrogación)	Un único carácter Por ejemplo, Gr?cia buscará "Gracia" y "Grecia"
      * (asterisco)	Un número de caracteres Por ejemplo, *este buscará "Nordeste" y "Sudeste"
      ~ (tilde) seguida de ?, *, o ~	Un signo de interrogación, un asterisco o una tilde. Por ejemplo, fy91~? buscará "fy91?".

   9. Si necesita buscar valores de texto que comparten algunos caracteres pero no otros, utilice un carácter comodín.
        Filtrar por celdas vacías o celdas no vacías
      Haga clic en la flecha de la columna que contiene los números y, a continuación, elija (Vacías) o (No vacías).
      
      Nota  Las opciones Vacías y No vacías sólo están disponibles si la columna que desea filtrar contiene una celda vacía.
      
      Filtrar por números mayores o menores que otro número
      
      
   10. Para agregar otros criterios, haga clic en Y u O, y repita el paso anterior.
       
   11. Haga clic en la flecha de la columna que contiene los números y haga clic en (Personalizar).
       
   12. En el cuadro de la izquierda, haga clic en es mayor que, es menor que, es mayor o igual que o es menor o igual que.
       
   13. En el cuadro de la derecha, escriba un número. Filtrar por un número igual a o no igual a otro número
       
       
   14. Para agregar otros criterios, haga clic en Y u O, y repita el paso anterior.
       
   15. Haga clic en la flecha de la columna que contiene los números y haga clic en (Personalizar).
       
   16. En el cuadro de la izquierda, haga clic en es igual a o no es igual a.
       
   17. En el cuadro de la derecha, escriba un número. Filtrar por el comienzo o el final de una cadena de texto
       
       
   18. Para agregar otros criterios, haga clic en Y u O, y repita el paso anterior.
       
   19. Haga clic en la flecha de la columna que contiene los números y haga clic en (Personalizar).
       
   20. En el cuadro de la izquierda, haga clic en comienza por o no comienza por, o en termina con o no termina con.
       
   21. Introduzca el texto que desee en el cuadro de la derecha.
       
   22. Si necesita buscar valores de texto que comparten algunos caracteres pero no otros, utilice un carácter comodín.
   23. Filtrar por los números superior o inferior, por porcentaje
       
   24. Haga clic en la flecha de la columna que contiene los números y haga clic en (Diez mejores).
       
   25. En el cuadro de la izquierda, haga clic en superiores o inferiores.
       
   26. En el cuadro del medio, escriba un número.
       
   27. En el cuadro de la derecha, haga clic en Por ciento.
       
3. En el menú Datos, seleccione Filtro y haga clic en Autofiltro.
   
   

Notas

• Cuando aplique un filtro a una columna, los únicos filtros disponibles para las demás columnas serán los valores visibles del rango filtrado actualmente.
  
• Sólo aparecen las 1000 primeras entradas únicas de una lista al hacer clic en la flecha .

"REFLEXIÓN"

"EN ESTE TEMA DE LISTAS, ORDENAMIENTOS Y FILTROS ..."

FRANCO ALFREDO RIVERA SUSUNAGA

TABLAS DINAMICAS

Una tabla dinámica consiste en el resumen de un conjunto de datos, atendiendo a varios criterios de agrupación, representado como una tabla de doble entrada que nos facilita la interpretación de dichos datos. Es dinámica porque nos permite ir obteniendo diferentes totales, filtrando datos, cambiando la presentación de los datos, visualizando o no los datos origen, etc...

Para aquellos que tengais conocimientos de Access es lo más parecido a una consulta de referencias cruzadas, pero con más interactividad. 

Veamos cómo podemos crear una tabla dinámica a partir de unos datos que ya tenemos.

Para crear una tabla dinámica, Excel nos proporciona el Asistente para tablas y gráficos dinámicos.

Supongamos que tenemos una colección de datos de los artículos del almacen con el número de referencia y el mes de compra, además sabemos la cantidad comprada y el importe del mismo.

Vamos a crear una tabla dinámica a partir de estos datos para poder examinar mejor las ventas de cada artículo en cada mes.

Para acceder al asistente accedemos al menú Datos - Informe de tablas y gráficos dinámicos. Aparece la primera pantalla de tres de las que se compone el asistente para tablas dinámicas, donde nos solicita que indiquemos la situación de los datos a analizar y qué tipo de informe vamos a crear.

En nuestro caso indicamos que vamos a seleccionar los de la Lista de Excel y que vamos a crear una Tabla dinámica.  En la segunda pantalla seleccionamos el rango dónde tenemos los datos a utilizar en la tabla dinámica. Debemos seleccionar todas las celdas incluyendo las cabeceras.

En esta última pantalla debemos indicar dónde vamos a situar el resultado de la tabla dinámica. Hemos escogido situarla en una Hoja de cálculo nueva. Si pulsamos sobre Diseño... accedemos a un cuadro de diálogo donde podemos personalizar la forma en que van a verse los datos en la tabla dinámica.

En la imagen podemos apreciar que nos aparece una estructura formada por las filas, columnas, datos y además un campo para el nº de página. Y en el lateral derecho tenemos los campos disponibles de la tabla, los cuales podemos arrastrar a las diferentes partes del diagrama de la izquierda. Por ejemplo podríamos contruir una tabla dinámica con la siguiente estructura: - En el campo Fila arrastramos REF, las referencias de nuestros artículos. - En el campo Columna arrastramos MES. - Y en Datos arrastramos IMPORTE Nos quedaría una estructura como podemos ver en la imagen de abajo.

Tras realizar la tabla dinámica este sería el resultado obtenido.  Podemos ver que la estructura es la que hemos definido anteriormente, en el campo fila tenemos las referencias, en el campo columnas tenemos los meses y en el centro de la tabla las sumas de los importes. Con esta estructura es mucho más fácil analizar los resultados. Una vez creada la tabla dinámica nos aparece en la hoja, la barra de herramientas Tabla dinámica: (La podemos visualizar y ocultar con la opción de menú Ver -- Barras de Herramientas.) En esta barra nos encontramos botones útiles como el botón para darle a la tabla un formato predefinido, y otros que veremos a lo largo del tema.. También aparece el cuadro Lista de campos de tabla dinámica que nos permite modificar la estructura de la tabla añadiendo campos a las distintas zonas, o bien utilizando el botón Agregar a en combinación con el cuadro de lista que aparece al lado del botón, o simplemente arrastrándo el campo sobre la zona deseada. De igual forma podemos quitar un campo de un zona arrastrándolo fuera de la tabla. Con esto vemos que en un segundo podemos variar la estructura de la tabla y obtener otros resultados sin casi esfuerzos. Esta lista de campos se puede mostrar u ocultar con el botón de la barra Tabla dinámica.

Si arrastrásemos a la zona de datos los campos cantidad y total, obtendríamos la siguiente tabla, más compleja pero con más información: Eliminar una tabla dinámica. Para eliminar una tabla dinámica simplemente debemos seleccionar la tabla en su totalidad y presionar la tecla Supr o con la tabla seleccionada hacer clic con el botón derecho del ratón y seleccionar Eliminar del menú Pop-up.  Aplicar filtros a una tabla dinámica     Otra característica útil de las tablas dinámicas es permitir filtrar los resultados y así visualizar unicamente los que nos interesen en un momento determinado. Esto se emplea sobre todo cuando el volumen de datos es importante. Los campos principales vemos que están acompañados, en su parte derecha, de una flecha indicando una lista desplegable. Por ejemplo, si pulsamos sobre la flecha del campo Mes nos aparece una lista como vemos en la imagen con los distintos meses disponibles en la tabla con una casilla de verificación en cada uno de ellos para indicar si los queremos ver o no, más una opción para marcar todas las opciones en este caso todos los meses. Si dejamos marcados los meses Enero y Febrero, los otros meses desaparecerán de la tabla, pero no se pierden, en cualquier momento podemos visualizarlos volviendo a desplegar la lista y marcando la casilla (Mostrar todo). Para cerrar este cuadro debemos pulsar en Aceptar o sobre Cancelar para cerrar y dejarlo como estaba. Aplicando el filtro a varios campos podemos formar condiciones de filtrado más complejas, por ejemplo podemos seleccionar ver los articulos con referencia 1236 de Abril. Obtener promedios en una tabla dinámica   Por defecto, al crear una tabla dinámica, Excel nos genera unos totales con sumatorio, puede interesarnos modificar esas fórmulas por otras como pueden ser sacar el máximo o el mínimo, el promedio, etc. Para hacer esto debemos situarnos en cualquier celda de la zona que queremos rectificar y hacer clic con el botón derecho del ratón, nos aparece un menú Pop-up con diferentes opciones, debemos escoger la opción Configuración de campo... y nos aparece un cuadro de diálogo como el que vemos en la imagen. En este cuadro de diálogo podemos escoger cómo queremos hacer el resumen, mediante Suma, Cuenta, Promedio, etc.  También podemos abrir el cuadro de diálogo con el botón de la barra Tabla dinámica. Tablas dinámicas en tres dimensiones   Crear una tabla en tres dimensiones no es más que añadir un campo más a la tabla de origen y luego utilizarlo como campo principal para el resumen. Por ejemplo, para continuar con nuestra simulación añadiremos un campo más de "Semana" y ahora podremos organizar por mes y semana. Para crear la tabla dinámica en tres dimensiones procederíamos del mismo modo que hemos visto anteriormente, es decir: - Accedemos a Datos - Informe de tablas y gráficos dinámicos. - Selecionamos el rango de datos, ahora con el campo de semana. (Puede que nos pregunte si queremos utilizar los datos de la anterior tabla dinámica, contestamos que NO). - Y en la estructura de la tabla la única diferencia es utilar el campo Página para la tercera dimensión. Por ejemplo si colocamos en Página el campo Mes, en Columna el campo Semana, veremos los resultados de un mes en cada página. Gráficos con tablas dinámicas   Para crear una gráfica de nuestra tabla dinámica debemos hacer clic con el botón derecho del ratón sobre cualquier celda de la tabla, y del menú Pop-up que nos aparece debemos seleccionar Gráfico dinámico, nos genera un gráfico de barras por defecto en una nueva hoja de gráficos. También podemos utilizar el botón de la barra Tabla dinámica. Para cambiar el formato del gráfico a otro tipo de gráfico que nos agrade más o nos convenga más según los datos que tenemos, debemos hacer clic con el botón derecho del ratón sobre el gráfico y del menú Pop-up que nos aparece escoger la opción Tipo de gráfico... y escoger el gráfico que más nos convenga, la mecánica a seguir para trabajar con gráficos es la misma que se vió en el tema de gráficos. Este siguiente video se muestra para ententer mas conocimiento del tema en especifico

"REFLEXIÓN"

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